Les logiciels de gestion RH ne sont plus l’apanage des très grandes entreprises. Au contraire, Internet ayant démocratisé l’accès aux plateformes de gestion RH en ligne, de plus en plus de TPE/PME goûtent aux nombreux avantages d’optimiser leurs processus pour rester compétitives. Toutefois, il existe une panoplie de systèmes de gestion RH… Encore faut-il savoir lequel choisir pour votre entreprise, et pourquoi. 

Qu’est-ce qu’un système d’information des ressources humaines (SIRH)? 

Commençons par définir ce qu’est un SIRH. Comme son nom l’indique, un système d’information des ressources humaines est une solution technologique qui centralise toutes les données des employés. Le SIRH regroupe plusieurs outils, de type logiciel ou sous forme d’application, permettant de gérer les divers processus RH. À lui seul, le SIRH peut effectuer la gestion des fonctions suivantes : 

• Processus de recrutement 

• Dossiers d’employés 

• Formations 

• Évaluations semestrielles ou annuelles 

• Vacances 

• Assurance et rentes collectives 

• Etc. 

Le SIRH peut même s'intégrer au système de paie des employés. On s’épargne donc les multiples saisies, on gagne du temps et on évite les erreurs.  

Les deux types de SIRH 

Il existe deux grandes familles de système d’information RH. Nous vous les présentons ici, incluant leurs avantages et leurs désavantages. 

Les logiciels internes ou ERP 

Il s’agit d’une solution classique qui consiste à installer le logiciel directement sur les serveurs à l’interne. Bien qu’elle ait l’avantage de faciliter le maintien de la sécurité des données, cette solution, de moins en moins utilisée, présente deux inconvénients majeurs :  

• Elle engendre des coûts d’installation, de gestion et de mise à jour plus élevés; 

• Elle limite le choix et la personnalisation des fonctionnalités. 

Les logiciels en SaaS 

SaaS, pour « Software as a Service », signifie que l’entreprise loue un logiciel SIRH à un éditeur sous forme d’abonnement, généralement mensuel. De plus en plus populaire, cette solution ne nécessite pas d’installation logicielle à l’interne, complexe et coûteuse, et ne demande pas non plus de mise à jour ni de maintenance. L’éditeur s’occupe de ces volets en plus d’héberger le logiciel sur ses serveurs. 

Les logiciels en SaaS offrent une grande flexibilité ainsi qu’un meilleur contrôle des coûts, sans compter une mise en place plus rapide et une plus grande souplesse quant au choix des fonctionnalités. 

En contrepartie, même si elles sont hautement sécurisées, les données de l’entreprise demeurent stockées sur les serveurs du fournisseur. 

L’ATS, un exemple de logiciel SaaS 

Excellent exemple d’outil SIRH efficace et complet, le logiciel ATS pour « Applicant Tracking System », donc axé sur le recrutement, cible particulièrement les PME. Il s’agit d’un logiciel en SaaS. Un système ATS permet de gérer l’intégralité du processus de recrutement : la recherche de candidatures, la création de fiches de postes, la diffusion de SMS ou de courriels, le suivi des candidatures, la diffusion des offres d’emploi, la présélection automatisée et bien d’autres fonctions. 

Peut-être croiserez-vous aussi l’acronyme SIGT pour « Solution intégrée en gestion des talents » , toutefois moins utilisé que son équivalent anglais, ATS. 

Sachez bien évaluer votre situation 

Maintenant que nous vous avons bombardés d’acronymes savants, revenons à des considérations plus concrètes. Avant de comparer un logiciel RH à un autre, vous devez connaître les besoins réels et la situation de votre entreprise. Voici quelques questions à vous poser pour bien amorcer votre réflexion : 

• Quelles sont les fonctionnalités indispensables pour vous? Tous les logiciels RH offrent des modules similaires, mais certains fournisseurs proposent des fonctionnalités plus innovantes, par exemple un système de gestion des flux de travaux (quand une tâche en déclenche une autre automatiquement), la possibilité d’avoir des alertes ou encore le croisement des données pour la production de rapports plus significatifs. 

• Qui utilisera l’outil? La direction des RH? Les gestionnaires? Les employés? Il vous faudra certainement un outil qui permet d’octroyer des catégories d’accès. Vous devrez alors déterminer quels accès vous souhaitez accorder à chaque catégorie d’utilisateur.  Cette fonctionnalité s’avère essentielle, notamment dans l’application de la Loi 25. 

• Est-ce que le logiciel doit être connecté à votre système de gestion de la paie? Connecter votre SIRH à votre système de gestion de la paie permet d’éviter les erreurs, les doublons et le surplus d’heures passées à gérer deux plateformes.  

• De quel budget disposez-vous? Le prix est un facteur crucial, tout comme le retour sur l’investissement. Dites-vous qu’un SIRH réduit les coûts d’administration RH en optimisant les processus; qu’il présente une grande valeur stratégique parce qu’il permet de retenir les employés et de gérer plus facilement la performance, la relève et le développement professionnel; qu’il a un impact immédiat sur la fonction RH, maintenant plus libre de réfléchir à d’autres initiatives drôlement plus stratégiques. 

• À quel moment comptez-vous implanter votre SIRH? Les plateformes en ligne brillent par leur rapidité d’implantation! 

• Comment comptez-vous communiquer avec votre SIRH? La communication RH doit être basée sur la transparence et la cohérence. Elle accroît le sentiment d’appartenance à l’égard de l’entreprise pour une plus grande fidélisation des utilisateurs et une meilleure cohésion entre eux. À l’externe, la communication renforce la marque employeur pour mieux séduire et attirer de nouveaux candidats. Votre nouvel outil doit vous aider à mieux communiquer. 

L’importance du service après-vente 

Ne négligez surtout pas le service après-vente lorsque vous comparerez les différents logiciels. Les développeurs, souvent bien attrayants, vous feront de belles promesses! Assurez-vous de pouvoir discuter avec un membre de l’équipe, autant que possible sur le même fuseau horaire que vous. Privilégiez un fournisseur qui connaît votre contexte légal, votre pays ou province, et votre langue. 

Pour poser des questions dès qu’elles surgissent et apporter les modifications nécessaires rapidement s’il le faut, un fournisseur local se révèle souvent le meilleur choix. 

Finalement, ne prenez pas cette décision sans consulter les personnes-clés autour de vous, soit votre personnel RH, vos gestionnaires et, bien sûr, vos employés!