La gestion de l’admissibilité est le premier facteur critique lié à une réclamation pour invalidité, car pour une saine gestion du régime, seules les réclamations admissibles devraient être acceptées.

• Vérifier que l’employé est admissible à recevoir des prestations selon vos politiques internes

• S’assurer d’avoir un certificat médical valide (signé par un médecin autorisé à pratiquer dans la province) justifiant l’incapacité de travail de l’employé, à son emploi

Le seul fait d’être porteur d’un diagnostic médical n’est pas un gage d’une incapacité de travail. Les signes et symptômes présentés doivent être invalidants pour justifier l’arrêt de travail. 

• Vérifier la teneur des limitations fonctionnelles présentées par l’employé en comparaison avec les exigences de son emploi ou de tout emploi que vous seriez en mesure de lui proposer, afin d’évaluer si l’absence est justifiée ou si des mesures d’accommodement sont possibles
  
• N’hésitez pas à questionner le médecin traitant, votre médecin-conseil ou un médecin expert si la capacité de travail excède la durée « normalement » observée pour une condition similaire

Un plan de traitement efficace engendre habituellement une amélioration progressive de la condition de l’employé qui sera normalement suivi par une réduction des limitations fonctionnelles et une reprise graduelle de sa capacité de travail. Plusieurs causes (liées à la perception de l’employé de son milieu de travail ou à sa condition médicale) peuvent justifier l’absence d’amélioration de ses capacités fonctionnelles ; il faut rechercher ces causes pour être en mesure de les « gérer » et ainsi réduire la durée de l’absence. 

• Lors des suivis téléphoniques avec l’employé, vérifier l’évolution de sa condition et soyez à l’affût de toute situation pouvant en retarder la progression (ex. complications, traitement inefficace ou qui aggrave les symptômes, mauvais diagnostic, conflits au travail ou peur de revenir au travail, non-respect du plan de traitement)
• Intervenir selon la raison de la prolongation et n’hésitez pas à demander une expertise médicale, au besoin.

Le retour au travail se planifie dès le début de l’absence en identifiant toute barrière à ce retour, qu’il soit administratif (ex. restructuration ou poste qui sera aboli), relationnel (ex. conflit dans le milieu de travail ou problème de rendement) ou médical (ex. inefficacité du plan de traitement). 

• Gérer toute barrière au retour au travail de nature administrative et relationnelle, dès que possible
  
• N’hésitez pas à demander au médecin traitant, à votre médecin-conseil ou à un médecin expert de préciser l’existence de limitations fonctionnelles et leur durée, afin de bien planifier le retour au travail de l’employé, qu’il soit régulier ou soutenu par des mesures d’accommodement (ex. travail modifié ou progressif)
  
• Proposer des mesures d’accommodement selon les limitations fonctionnelles émises. Pour cela, s’assurer de bien connaître ce qui empêche l’employé d’effectuer les tâches essentielles de son emploi ou tout autre emploi ou tâches que vous pourriez lui proposer, sans minimiser l’importance de barrières administratives et relationnelles, s’il y a lieu
  
• Effectuer des suivis après le retour au travail afin d’agir proactivement, advenant des difficultés, et ainsi éviter des rechutes

 Le transfert au régime d'invalidité de longue durée  

4 à 6 semaines avant la fin du programme de continuation de salaire, si vous n’êtes pas en mesure de réintégrer l’employé au travail avant le début du régime de longue durée, il est temps de préparer le transfert du dossier vers votre assureur qui administre ce régime, si ce n’est déjà fait (condition de santé grave ou permanente). 

• Vérifier toute possibilité de retour au travail durant l’absence, mais surtout dans les 6 à 8 semaines avant le début du régime d’invalidité de longue durée
  
• Transmettre les formulaires requis à l’employé et lui rappeler l’importance de collaborer avec l’assureur à la gestion de son dossier
  
• Informer l’assureur de la présence de toute barrière au retour au travail de nature administrative ou relationnelle, s’il y a lieu, et des possibilités d’accommodement ou de retour au travail disponible
  
• Effectuer des suivis périodiques avec l’assureur (aux 2 à 6 semaines selon la gravité de la condition médicale de l’employé) afin de suivre l’évolution de la réclamation, être à l’affût de toute possibilité de le réintégrer au travail ou de le référer à la Régie des rentes du Québec, en présence d’une incapacité permanente à effectuer tout travail rémunérateur.